Как и обещали, расскажем сегодня об инвентаризации.
Никто не любит инвентаризации. Это факт. Но и чистить зубы тоже никто не любит с рождения, тем не менее люди делают это каждый день. Будем считать это оригинальным зачином.
Для того, чтобы провести инвентаризацию, вам нужно:
а) создать приказ, в котором указать сроки проведения инвентаризации и членов комиссии;
б) вытащить из базы инвентаризационную ведомость (это делается в пять секунд, честное слово и если ваш бухгалтер говорит: "Ой-ой-ой, нет-нет-нет, подождите, мы не готовы" - это серьезный звоночек);
в) на самой ведомости в самом начале есть расписка МОЛ (из предыдущего текста вы помните, что МОЛ - это материально-ответственное лицо, которое подписало договор и которое ведет учет ТМЦ на складе), в которой говорится о том, что он к инвентаризации готов, все приходные и расходные документы провел и т.д. и т.п. То есть, кто не спрятался -  я не виноват, говорите вы (председатель инвентаризационной комиссии) и, Богу помолясь, начинаете;
г) пересчитываете все (тут есть куча технологий вам в помощь, чем обширнее склад, тем более навороченные штуки и гаджеты должны у вас быть для экономии процессов и автоматизации всего. Есть такие системы учета, в которых не просто указываются остатки, но и на какой полке, в каком стеллаже и где лежит);
д) МОЛ пишет вторую расписку о том, что все делалось в его присутствии, никого он из виду не терял, и что с результатами он согласен;
е) получаете результат - результат может быть идеальный (когда все превсе идет и совпадает факт и учетный остаток), может быть излишек и может быть недостача.
И излишек и недостача - плохо, это говорит о том, что:
а) какую-то операцию не провели, то есть забыли оформить расход, приход, брак, утерю, перемещение;
б) ошиблись при получении или при отпуске в количестве;
в) произошел пересорт: вместо красных шнурков провели приход оранжевых шнурков и по красным теперь недостача, а по оранжевым излишек;
г) и очень редко это говорит о хищениях.
На самом деле при поставленном документообороте и учете вероятность хищений крайне низкая, мало кто настолько неспособен к прогнозированию результатов своих действий, что бездумно будет тырить со своего же склада, за который сам же отвечает.
Ваши действия при излишке - выяснить причину. Скорее всего, ошибка найдется. Если вы проверите всю документацию по данному товару и ошибки нигде нет, то да, значит где-то ошиблись в реализации - недодали клиенту, в перемещении - и тогда это вылезет в инвентаризации другого склада, либо в приходе, и тогда это не ваши проблемы, а проблемы того, кто вам отгрузил. Приходуем излишек. Излишек становится доходом компании, приходовать его нужно по рыночной цене. Если вы случайно в излишках обнаружили вертолет, то нужно будет пригласить оценщика, если это что-то небольшое и недорогое, то заключения комиссии достаточно, можете приложить компред от какой-нибудь компании-поставщика на аналогичный товар.
Ваши действия при недостаче - удерживать из заработной платы материально-ответственного лица. Нет другого способа приучить человека всерьез относиться к своей работе. Даже не думайте "понять и простить" на первый раз. Это самая большая ошибка руководителя. Тогда вы не избавитесь от беспорядка никогда.
Если результат идеальный, можно премию выписать МОЛ, что я могу еще сказать. Метод положительного подкрепления никто не отменял.
Вот и все вроде бы. Оставайтесь с нами, будет еще много интересного.